Aquí tienes el texto estructurado, corregido y adaptado formalmente para su inclusión en las Políticas de Privacidad y Seguridad de la Información de Amcovit Ltda.

POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Código: DPOSI05

Versión: 02

Vigencia: 18/03/2019

1. OBJETIVO Y ALCANCE

El propósito de la presente política es fijar las directrices encaminadas a proteger los datos privados y confidenciales de Amcovit Ltda., sus empleados y asociados de negocio, así como asegurar el uso correcto de los recursos tecnológicos que la empresa pone a disposición para el desarrollo de sus funciones.

Esta política ampara la información contenida en:

• Sistemas informáticos y bases de datos de Amcovit Ltda.

• Soportes físicos (documentos en papel, carpetas y archivos).

• Correos electrónicos y registros de llamadas.

• Medios de almacenamiento extraíbles y dispositivos móviles (memorias USB, discos duros externos, CDs/DVDs, teléfonos corporativos, entre otros).

El tratamiento apropiado de los datos personales es fundamental para mantener la confianza de nuestros clientes, colaboradores y aliados estratégicos.

2. OBLIGATORIEDAD Y SANCIONES

Esta política es de estricto y obligatorio cumplimiento para todo el personal de la compañía. El incumplimiento de estas directrices dará lugar a las responsabilidades y sanciones correspondientes de acuerdo con la normatividad laboral, disciplinaria e interna de la empresa, sin perjuicio de las acciones penales o civiles a las que haya lugar según la legislación vigente.

3. DIRECTRICES DE USO DE RECURSOS Y SEGURIDAD

3.1. Cuentas de Usuario y Control de Acceso

• Asignación individual: Cada colaborador debe contar con una única cuenta personal de usuario para acceder a su equipo y a los sistemas corporativos, garantizando la trazabilidad de las actividades.

• Administración de cuentas: El Profesional de Soporte es el único usuario administrador de los equipos y sistemas. En su ausencia, la Gerencia General custodiará las credenciales administrativas y designará al personal competente.

• Solicitudes y modificaciones: La creación de nuevas cuentas o el cambio de privilegios debe solicitarse por escrito y contar con la autorización formal del Director del Departamento respectivo.

• Cuentas a terceros: Queda prohibido otorgar cuentas de usuario a personas ajenas a la empresa, salvo autorización expresa de la Gerencia General. No se crearán cuentas anónimas ni de invitados.

• Identificación clara: Todo acceso debe realizarse mediante cuentas que identifiquen claramente al usuario, incluyendo las cuentas de administración.

• Seguridad de contraseñas: Está prohibido activar la opción de recordar contraseñas para el ingreso automático a equipos o al correo corporativo.

• Desvinculaciones: El Director de Gestión Humana debe notificar oportunamente por correo electrónico al área de TI sobre el cese de actividades de cualquier empleado para proceder a la desactivación inmediata de sus cuentas.

• Acceso de soporte externo: Solo se permitirá el acceso remoto o la creación de cuentas temporales a técnicos externos cuando sea estrictamente necesario y autorizado por el responsable de TI, limitando su vigencia al tiempo requerido para la intervención.

3.2. Uso de Internet

El servicio de Internet es una herramienta de trabajo autorizada con fines estrictamente laborales.

• Uso exclusivo laboral: Se prohíbe el uso de Internet con fines personales para evitar el consumo innecesario del ancho de banda corporativo.

• Sitios restringidos: Queda estrictamente prohibido acceder a páginas de entretenimiento, contenido pornográfico, ilícito, o que atenten contra la dignidad humana, así como sitios que promuevan el terrorismo, la xenofobia o el racismo.

• Archivos adjuntos y descargas: No se debe descargar ni compartir información proveniente de fuentes dudosas o no verificadas.

• Instalación de software: Se prohíbe la descarga e instalación no autorizada de programas, demostrativos, tutoriales o archivos ajenos a las labores diarias. Toda necesidad de software especializado debe gestionarse a través del Profesional de Soporte, previo aval del proceso de compras y la Gerencia General.

• Streaming y llamadas: Está prohibida la instalación de programas para reproducción de audio o video en streaming (ej. ARES, Real Audio), así como el uso de plataformas para llamadas internacionales no autorizadas por la Gerencia General.

• Principio de menor privilegio: Los empleados solo tendrán acceso a la información e Internet necesarios para el cumplimiento de sus funciones asignadas.

3.3. Correo Electrónico Corporativo

El correo electrónico institucional es una herramienta oficial de comunicación que debe usarse con responsabilidad, ética y conforme a la ley.

• Uso profesional: Debe emplearse exclusivamente para asuntos laborales. Las comunicaciones personales deben canalizarse a través de cuentas privadas.

• Confidencialidad de contraseñas: El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de su clave de acceso. Se prohíbe prestar o ceder la cuenta o buzón a terceros.

• Manejo de adjuntos y peso: Se deben evitar envíos masivos de archivos pesados vía correo; para ello se deben utilizar las carpetas compartidas en red. El Profesional de Soporte fijará el límite de tamaño de los mensajes.

• Prácticas prohibidas: Queda prohibido participar en cadenas de mensajes, esquemas piramidales o enviar contenidos impropios o lesivos.

• Seguridad y malware: Ante correos de origen desconocido o sospechoso, no se deben abrir archivos adjuntos ni enlaces, y se debe notificar de inmediato al Profesional de Soporte.

• Buenas prácticas de comunicación:

  • Usar la opción «Responder a todos» únicamente cuando sea indispensable.

  • Mantener el software de correo activo durante la jornada laboral para la recepción oportuna de mensajes.

  • Organizar los correos por carpetas temáticas y mantener una redacción clara, con el campo «Asunto» completado correctamente y evitando el uso excesivo de mayúsculas sostenidas.

  • Evitar el uso innecesario de confirmaciones de lectura y el envío de mensajes a listas globales sin autorización.

• Cierre de sesión: Se debe cerrar sesión o bloquear el equipo al alejarse del puesto de trabajo.

3.4. Computadores, Periféricos y Líneas Telefónicas

• Uso de infraestructura: Todos los equipos informáticos, impresoras, servidores, UPS, escáneres y líneas telefónicas (fijas o móviles) deben destinarse exclusivamente a tareas corporativas.

• Modificación de hardware o software: Los usuarios no pueden modificar, instalar o desinstalar software ni hardware. Esta función es competencia exclusiva del Profesional de Soporte y la Dirección Logística.

• Medios extraíbles: Todo medio de almacenamiento externo (USB, disco externo) debe ser escaneado con el antivirus de la empresa antes de su uso.

• Ubicación y cuidado: Los equipos no podrán ser destapados, trasladados o cambiados de sitio sin autorización previa. Deben ubicarse en áreas protegidas del sol, polvo y humedad, conectados a tomas eléctricas reguladas con polo a tierra.

• Mantenimiento y configuración: Ningún empleado está facultado para formatear discos duros. Los protectores de pantalla y fondos de escritorio serán estandarizados por el área de Soporte.

• Reporte de fallas: Es obligatorio reportar de inmediato cualquier fallo técnico, eléctrico o físico que afecte el funcionamiento de los equipos.

3.5. Archivo Físico, Documentos y Correspondencia

• Responsabilidad documental: Cada Líder de Proceso es responsable del archivo, ubicación y conservación de los documentos físicos y electrónicos de su área, velando por la protección de la información sensible.

• Confidencialidad: Divulgar información confidencial de la compañía a terceros sin autorización constituye una justa causa de terminación del contrato de trabajo, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.

• Hojas de vida: La información contenida en los expedientes de personal es de carácter estrictamente confidencial y solo podrá ser consultada por el Representante Legal o la autoridad competente.

• Gestión de correspondencia:

  • Los documentos emitidos y recibidos deben llevar un control riguroso de radicación a través de los correspondientes Libros de Control de Correspondencia (Entrada y Salida).

  • El funcionario emisor o receptor es responsable de dar seguimiento al trámite, confirmación de recibido y archivo oportuno de los documentos.

3.6. Disposiciones Complementarias

• Direcciones IP: Queda prohibido modificar la dirección IP asignada a cada equipo sin autorización.

• Uso eficiente de almacenamiento: No se debe almacenar música, videos o archivos ajenos a las labores del cargo en las unidades del equipo.

• Ahorro energético: Todo usuario debe bloquear su equipo al ausentarse temporalmente (medio día) y apagarlo al finalizar la jornada laboral.

• Retiro de activos o información: Queda prohibido retirar de las instalaciones de la empresa documentos, equipos informáticos o información sensible sin la autorización expresa de la Gerencia General.

4. POLÍTICA DE RESPALDO (BACKUP) DE LA INFORMACIÓN

4.1. Objetivo y Alcance

El área de Informática / TIC garantiza la protección, respaldo y fácil recuperación de las aplicaciones, bases de datos y archivos de usuario de la compañía ante cualquier eventualidad.

• Inicio: Programación del Centro de Cómputo para la ejecución de copias de seguridad de la base de datos del sistema contable y financiero (WorldOffice), así como la información corporativa de los departamentos de Contabilidad, Gestión Humana, Nómina, Operaciones, SIG, SST y Logística.

• Ejecución: Tareas automatizadas programadas en horarios no laborales para garantizar la integridad de las copias sin interferir con los usuarios.

• Finalización: Verificación del estado de los respaldos y diligenciamiento de la bitácora de control.

4.2. Responsables

• Responsable Estratégico: Área de Informática / TIC.

• Responsable Operativo: Profesional de Soporte / Administrador del Centro de Cómputo.

4.3. Esquema de Ejecución y Almacenamiento

• Copias Automáticas Diarias (Nocturnas):

  • Copia diferencial (.bkf para imágenes y .backup para bases de datos): Guardada en la unidad externa de 8 TB en la ruta E:\WindowsImageBackup del servidor de archivos.

  • Copia diaria complementaria: Almacenada en el disco duro externo de 4 TB en la ruta G:\WindowsImageBackup del servidor de archivos.

• Verificación: Revisión diaria del tamaño, fecha de modificación e integridad de los archivos en las rutas indicadas, registrando el resultado en la Bitácora de Control de Backups.

• Restauración y Recuperación: Procedimientos estandarizados para restablecer la información o las bases de datos en caso de pérdi